Okul DYS – Doküman Yönetim Sistemi Kurulumu

ORHUN ANGUNER
ORHUN ANGUNER

DYS, doküman yönetim sisteminin kısaltmasıdır. Tüm bilgi, belge ve dokümanların yönetimi için geliştirilmiş bir uygulama olarak kullanılmaktadır. Daha çok kamu kurumlarında kullanılmakta ve fiziki evrakların taratılarak dijital ortamda saklanması amaçlanmaktadır. Taratılan dokümanlar indexlenmekte ve DYS uygulaması içerisinde istenildiği anda belgelere hızlı erişim sağlanabilmektedir. Bu uygulama ile kurumlar gelen giden evrak yönetimini daha kolay ve hızlı yapabilmektedir. Özellikle eğitim kurumlarında DYS kurulum işlemlerinin sorunsuz yapılabilmesi için otomatik kurulum dosyaları oluşturulmuştur. Kurulum dokümanında belirtilen şartlara göre bilgisayarda ayar yapılır ve otomatik kurulum dosyası çalıştırılarak programın kurulması sağlanır.

DYS’nin Önemi

Dys uygulaması sayesinde, fiziksel olarak bulunan tüm dokümanlar hem yedeklenmiş hem de daha güvenilir bir ortamda muhafaza edilmiş olmaktadır. Aranılan bir belgeye ulaşmak için kağıtlar arasında arama yapmak hem zahmetli hem de zaman kaybı olacaktır. DYS uygulamasına aktarılan belgelere ulaşmak daha hızlı ve kolaydır. Bu kurumların hizmet kalitesini artıracak, yapılacak işlemler ile ilgili verilecek olan karar sürecini hızlandıracaktır. Bilgisayar teknolojilerinde geliştirilen güvenlik sistemleri sayesinde DYS uygulamasına eklenmiş olan tüm dokümanlar daha güvenli saklanmış olacaktır.

DYS Özellikleri

Doküman yönetim sisteminin etkin kullanılabilmesi için uygulama üzerinde tam metin arama motoru bulunmalıdır. Arama motoru evrak başlığı ve evrak içeriğine göre arama yapabilmelidir. Kurum için evrakların, iş akışını yönlendirebilmeli ve kullanımı kolay olmalıdır. Dokümanların, saklanması, istenildiği zaman görülebilmesi için belirlenen standartlara uygun olması gerekir. Uygulamanın sürekli geliştirilebilir olması, doküman ekleme ve çıkarma işlemlerinin takip edilebilmesi gerekir. Dokümanlara erişim yapıldığında, doküman üzerinde herhangi bir değişiklik yapıldığında bu tespit edilebilmelidir. Tutulan kayıtlarda sadece son değişiklik değil tüm değişiklik işlemlerini tutulması gerekir. Belge kaydı yapılırken, dokümanları etiketlemeli ve index işlemlerinin daha sağlıklı yapılmasını sağlamalıdır.

DYS Kurulum Videosu

DYS Kurulum Dosyaları

1- Mevcut e-imzanızı bilgisayardan çıkartınız.

2- OKUL DYS KURULUM Programı(Java 8.191-Güncelleme 15/01/2019) için TIKLAYINIZ.

3- İndirdiğiniz dosya üzerine sağ tıklayarak dosyayı RAR dan çıkartınız.

4- il_DYS, ilce_DYS, Okul_DYS veya Okul_DYS_XP dosyasının üzerine farenin sağ tuşuyla tıklayınız.

Neden Gerekli

Kurumlar birçok belgelerini dijital ortamda saklamak ve istediklerinde bu belgelere daha rahat ulaşmak zorunluluğunu hissederler. Bunun için DYS uygulamasını kullanarak, tüm dokümanlarını taratarak sisteme kaydeder ve istediklerinde bu belgelere ulaşırlar. Genellikle, faaliyet belgesi, imza sirküsü, tapı, kimlik fotokopileri, başvuru formları gibi dokümanlara sürekli ihtiyaç duyulabilmektedir. DYS kullanıldığında isteyen bu belgelere ulaşarak çıktısını alabilir ve kullanabilir. Bir müşteri kurumdan bir belge istediğinde o belgenin fiziksel olarak bulunması ve bir kopyasının alınması çok zaman harcayacaktır. Bunun için DYS uygulamasına ihtiyaç duyulur ve istenilen tüm belgelere anında erişim sağlanarak sistemden alınabilir.

Kurumlara Sağladığı Faydalar

Dys uygulamasının sağlamış olduğu çok sayıda yarar vardır. Dokümanların sisteme kaydedilmesini hızlı yapar ve kısa sürede gerçekleştirir. Doküman kriterlerine göre arama yaptığınızda istediğiniz belgeye hemen ulaşabilirsiniz. Sistem üzerinden dokümanların onaya gönderilmesi sürecin hızlanmasını sağlamaktadır. Yapılacak olan yetkilendirme ayarları ile dokümanlara sadece yetkili kişiler ulaşabilmekte ve belge güvenliği sağlanmış olmaktadır. Web uygulama desteği sayesinde yetkili kişiler istedikleri yerden belgelere ulaşabilirler.

27
A+
A-
, , , , ,
Yazarın Son Yazıları
Bir Yorum Yazın
Ziyaretçi Yorumları - 0 Yorum

Henüz yorum yapılmamış.